Quando há inovação nos serviços de facilities

Os ganhos vão desde eficiência operacional até redução nos custos

A inovação atrelada à tecnologia está presente em várias áreas de um shopping center e pode ser vista também na gestão dos serviços de facilities. Grandes fornecedores do setor investem para oferecer soluções que tornam os processos cada vez mais eficazes. Essa transformação já vinha acontecendo, mas ganhou força após a pandemia já que há uma maior predisposição em conhecê-las, pois está comprovado que geram melhores resultados operacionais e financeiros.

Players do segmento

A Verzani & Sandrini trabalha com uma grande variedade de possibilidades de sistemas, indo desde ferramentas que auxiliam o time de backoffice nos processos de contratação e gestão de ponto, até ferramentas voltadas para o operacional com foco no dia a dia do escopo contratado. “Um exemplo prático é a utilização da análise de vídeos por meio de câmeras de segurança, gerando inputs a fim de realizar intervenções, como fluxo de pessoas em um ambiente, uso de EPIs necessários na execução de atividades em determinada área, controle de posicionamento de equipamentos, entre outras aplicações. Isso gera valor ao processo que, antes, era aplicado especificamente para fins de segurança”, afirma Gauthama Nassif, CSO da Verzani & Sandrini.

E os avanços envolvem muita inteligência. Hoje, a companhia tem  IoT (Internet das Coisas) em algumas de suas soluções, o que faz com que as máquinas possuam aplicações mais simples, como a rastreabilidade do uso do equipamento possibilitando uma programação de manutenções preventivas, além de identificar o comportamento do usuário durante sua permanência. “Em casos mais avançados, a tecnologia auxilia na realização de tarefas de forma semi-autônoma, permitindo que o operador faça outras atividades e opere o equipamento apenas para algumas intervenções.”

No Grupo GPS, a inovação na gestão operacional de serviços de facilities está totalmente ligada à transparência e prontidão na informação e foca na otimização de recursos (água e energia) e na produtividade e treinamento da equipe.

“Também priorizamos as necessidades dos clientes e implementamos uma governança digital –  que envolve o sistema de apontamento e a capacitação dos colaboradores por meio de uma matriz que contempla os procedimentos, as rotinas de trabalho e as demais informações relevantes para garantir a excelência da nossa equipe em campo e um sistema de gestão operacional que integra recursos, pessoas, processos às diversas necessidades pontuais ou programadas”, conta Edilaine Siena, diretora de Negócios de Infra Serviços do Grupo GPS. E essas informações são em tempo real.

Mesmo antes da crise sanitária, o Grupo GPS estava atento às inovações no mundo de facilities e tinha soluções para melhorar os processos de forma sustentável. Utilizam equipamentos de baixo consumo de recursos hídricos e energia, utensílios de maior durabilidade, fabricados com materiais de menor impacto ambiental e equipamentos movidos por energia de fontes renováveis.

Benefícios

Em ambientes complexos como shopping centers, de acordo com Nassif, essa maior eficiência faz com que o profissional de facilities tenha a possibilidade de fazer a gestão baseada em dados, o que  facilita o gerenciamento de tarefas, alocação de recursos e tomadas de decisões.

De acordo com Edilaine, investir em serviços de facilities que envolvem inovações traz eficiência operacional, melhor aproveitamento da equipe, sustentabilidade, melhorias nos processos e redução nos custos. “A partir do momento que o Grupo GPS  introduziu tecnologias nos processos, houve ganhos de produtividade, controle de atividades diárias dos colaboradores, satisfação dos clientes e usuários, acompanhamento do Acordo de Nível de Serviço (Service Level Agreement) e uma gestão transparente em tempo real.”

O amadurecimento de novas tecnologias traz oportunidades sem precedentes, principalmente se integrada às ferramentas de gestão operacional utilizadas para gerir as rotinas e atividades programadas. “Com isso, a equipe de limpeza realiza as atividades em que realmente são necessárias, mitigando gastos de tempo em deslocamento e desperdício de produtos químicos, além disso, reduz drasticamente a possibilidade de não conformidades nas áreas de atuação”, afirma o CSO da Verzani & Sandrini.

Os colaboradores passam a ter acesso a dados de fluxo, estimativa de consumo de insumos e até mesmo de comportamento para tomada de decisão em relação aos recursos de mão de obra alocados de forma fixa ou volante. Segundo Nassif, é possível ainda avaliar desvios no consumo de materiais de higiene pessoal, seja por desperdício ou extravio, a médio prazo essas informações auxiliam o cliente a realizar compras mais assertivas, se antever a possível falta de insumos e avaliar se a mão de obra está adequada para o volume de utilizações versus a qualidade que se espera na entrega.

Fazer esse investimento no shopping permite ainda usar a tecnologia para desempenhar promoção de processos sustentáveis no mercado. “A integração de IoT em nossos processos permite uma gestão mais inteligente dos recursos, otimizando o uso de produtos químicos e minimizando o desperdício, quando se trata de limpeza. Existe ainda melhor aproveitamento do tempo dos funcionários de maneira geral na segurança com recursos de biometria para a entrada e saída de pessoas autorizadas, por exemplo. Dessa forma, as tecnologias contribuem para a preservação do meio ambiente e promovem práticas mais sustentáveis e otimizadas no setor”, enaltece Nassif.

Segundo Edilaine, essa inovação reflete em uma gestão abrangente dos serviços, incluindo atividades diárias, frequência das execuções dos serviços, logística da equipe, avaliação da eficiência operacional, assim como ajustes no plano de trabalho e monitoramento online tanto da gestão quanto dos chamados dos clientes.

No caso dos shoppings, de acordo com o trânsito de clientes e uso variado dos espaços, o entendimento das tarefas de maneira padronizada e mensurável é essencial, especialmente, considerando que a prestação de serviços costumava ser avaliada de forma subjetiva em muitas ocasiões. “Ao acompanhar constantemente as tarefas que acordamos, conseguimos ver como cada pessoa performa e onde precisamos melhorar. Isso evita sobrecarregar colaboradores, consumo desnecessário de materiais e melhora no nosso tempo de resposta, contribuindo para a satisfação tanto dos clientes quanto dos usuários finais”, destaca Edilaine.

Todos os ambientes do empreendimento são beneficiados: administração, malls, praça de alimentação, banheiros, lojas, estacionamento e galerias técnicas. No entanto, o maior destaque fica para a limpeza e a conservação dos toaletes, pois, muitas vezes, existem colaboradores alocados o tempo todo para a manutenção da limpeza. “Oferecemos aos nossos clientes conectividade IoT, por meio de um portfólio robusto de sensores que capturam informações em tempo real de entradas e saídas deste ambiente, sendo possível operar de maneira autônoma, com apoio da inteligência artificial dos sensores e conseguimos entender o fluxo deste espaço, quantidade de usuários diários e qual a frequência real da manutenção de limpeza. Desta forma, os serviços são realizados somente onde realmente for necessário”, conta a diretora de Negócios de Infra Serviços do Grupo GPS.

Case

Entre tantos shoppings, a Verzani & Sandrini destaca as soluções implementadas no Polo Shopping, em Indaiatuba (SP), uma parceria entre cliente e fornecedor.  “As aplicações de tecnologias voltadas à facilitação e qualificação do sistema de gestão de facilities proporcionaram a redução de custos e o aumento da qualidade do serviço prestado, impactando positivamente a equipe operacional e o consumidor final”, conta Nassif.

O projeto consiste na implementação de métodos de monitoramento em tempo real, a partir de sensores inteligentes instalados em pontos estratégicos para a operação do empreendimento. “Por meio dessa tecnologia, foi possível aumentar a eficiência no gerenciamento dos equipamentos e da operação, prevenindo falhas, melhorando as tomadas de decisões e impactando positivamente a experiência do cliente final.” Foram utilizados sensores de temperatura e umidade; sensores de nível, de análise de vibração, fluxo, contagem de pessoas e gestão humanizada e ESG.

Em 2019, a base deste projeto contabilizava um fluxo de pessoas 9% menor em comparação ao registrado atualmente, e a equipe era composta 119 funcionários, e, hoje, o quadro é composto por 89 funcionários, representando uma redução na folha de pagamento da ordem de R$174 mil ao mês. Além do impacto econômico positivo advindo do uso das novas tecnologias, a qualidade de trabalho da equipe e a qualidade percebida pelo cliente final também aumentaram. Isso deve-se ao fato de que parte do recurso economizado passou a ser reinvestido em ações voltadas ao bem-estar dos profissionais, a partir de benefícios e outros incentivos que, antes, não eram possíveis.