Práticas para o home office se tornar ainda mais produtivo e seguro

Especialistas dão dicas de segurança da informação e desempenho para quem trabalha de casa

Com a transmissão comunitária da pandemia do coronavírus no Brasil, milhões de trabalhadores passaram a adotar o home office, seguindo a orientação da Organização Mundial de Saúde (OMS) de ficar em casa. O isolamento social é essencial para reduzir ao máximo o contágio e proteger, especialmente, os grupos de riscos e não sobrecarregar o sistema de saúde. 

Ainda não é possível prever o tempo que será necessário para as atividades voltarem ao normal. As empresas que já adotavam o trabalho a distância antes da pandemia sofreram menos impacto com essa nova forma de trabalho. Já as que estão tendo essa experiência pela primeira vez, precisaram se adaptar rapidamente para diminuir o impacto assim como os colaboradores.

Como ser produtivo?

Para se organizar e conseguir executar seu trabalho em home office, é fundamental criar uma rotina diária para manter a produtividade, a saúde mental e o equilíbrio. Segundo a psicóloga Ana F. Winter, deve-se buscar as melhores estratégias para se adaptar às circunstâncias atuais. Primeiramente, escolha uma área de trabalho com ventilação e luz natural, use uma cadeira confortável e lembre-se de que a tela do computador deve estar ao nível dos olhos. 

“Para reduzir as distrações, divida sua programação em blocos e faça intervalos de cinco minutos entre eles. Tenha disciplina durante o horário de trabalho, mas desligue-se também quando necessário.

No tempo livre, assistir filmes ou séries, ler, ouvir música e passar tempo de qualidade com a família vão contribuir para um melhor equilíbrio neste momento”, recomenda. 

Com uma avalanche de informações, mantenha-se atualizado sobre os últimos acontecimentos em fontes confiáveis, mas de forma controlada. “O monitoramento constante de notícias e de mídias sociais prejudicará o fluxo de trabalho e ainda aumentará desnecessariamente a ansiedade. Enquanto estiver trabalhando, o conselho é evitar completamente”, diz. 

Como o fato traz um aumento da carga emocional, é preciso ainda buscar momento de conexão e autocuidado. Para isso, há vários aplicativos de mindfulness e yoga, por exemplo, que aliviam o estresse e a ansiedade. Não deixe de se exercitar mesmo que dentro de casa. Há vários aplicativos de fitness que podem te ajudar. 

Crianças em casa

Com a suspensão das aulas, os pais precisam trabalhar em casa e ainda cuidar das crianças o dia todo. Como dividir esse tempo? A psicóloga dá algumas dicas:

• Informe a empresa sobre sua condição para que possam alinhar expectativas dentro desta circunstância incomum;
  
  
• Explique para as crianças o que está acontecendo e que você tem trabalho a fazer, apesar de todos estarem em casa;
  
  
• Conte com o apoio de tios, avós, amigos e até babás virtuais que podem ler, conversar e entreter as crianças; 
  
  
• Planeje atividades que não precisam de supervisão, conforme a faixa etária dos filhos. Se não for possível, não se culpe se as crianças passarem mais tempo na TV, tablet e videogames;
  
  
• Divida as tarefas com seu parceiro;
  
  
• Recompense o bom comportamento e a melhor forma de fazer isso é dar atenção e estar presente. 

Previna-se

Para quem está em home office, deve ficar atento com a segurança da informação. Alexandre Ichiro Hashimoto, professor de Tecnologia e Segurança da Informação, alerta que é essencial manter os softwares, sistemas operacionais, antivírus e antispyware sempre atualizados e fazer varredura e checagem por meio de antivírus. “Oriento ainda trocar todas as senhas de login pessoal wi-fi e internet por senhas mais fortes, uma vez que o uso nas residências tornou-se mais intenso com o compartilhamento entre os membros da casa durante a quarentena.”

É importante que todas as pessoas em casa sejam orientadas sobre a importância da segurança da informação. “Se for possível, aconselho separar os computadores destinados ao trabalho dos voltados para a diversão. Se não existir essa possibilidade, as senhas deverão ser atualizadas por outras mais seguras, incluindo as de videogames”, alerta. 

Quanto aos e-mails, a orientação é a de abrir somente as mensagens com assuntos sobre o trabalho, sempre com o cuidado de verificar o remetente e, ao enviar, checar o destinatário. Evite ao máximo clicar em links ou mensagens de engenharia social de remetentes desconhecidos. 

“Em relação ao uso de smartphones e dispositivos móveis em geral, faça as atualizações e evite o armazenamento de senhas no dispositivo. Não clique em links de remetentes desconhecidos recebidos via SMS, mensagens de aplicativos, e-mails ou grupos, sem antes testar e verificar a origem da mensagem”, destaca Hashimoto.

Não caia em golpes

Os ataques de cibercriminosos tendem a aumentar em situações como essa, justamente porque as pessoas passam a utilizar muito mais os dispositivos eletrônicos e, ao mesmo tempo, deixam o monitoramento em relação à segurança de lado, pois o foco está, principalmente, no estresse das atuais circunstâncias de pandemia. 

O golpe mais comum ainda é clicar em links com mensagens falsas, como pagamento de contas, multas ou de prêmios com altas vantagens. No entanto, neste momento, os golpistas criam novas armadilhas e podem utilizar-se da solidariedade para pedir ajuda financeira destinada a hospitais e ONGs, assim como podem se passar por médicos e ofertar produtos milagrosos por preços mais acessíveis, podendo conseguir, por exemplo, o número do cartão de crédito da vítima. Enfim, eles são criativos.

“Para não cair em fraudes, verifique os possíveis golpes e vírus existentes checando em sites de segurança, como Terra, UOL e G1. Veja ainda se os mecanismos de comunicação utilizam criptografia e mantenha os aplicativos financeiros atualizados com a última versão de segurança, além de verificar a validade dos certificados dos bancos e agências financeiras ao entrar nos sites”, avisa Hashimoto. 

Ferramentas

As empresas que não têm um sistema instalado e precisaram se adaptar de forma emergencial para manter as atividades podem usar alguns programas para organizar as tarefas. Em aplicativos, o professor sugere o Google Keep e o Google Agenda. “Para plataformas, a G Suíte, do Google, e a Teams, da Microsoft, possuem sistemas de gestão de projetos, fluxo de trabalho e comunicação por vídeo e telefonema, oferecendo uma maneira mais segura para compartilhamento de tarefas e de arquivos. Existem ainda outras soluções, como Todoist, Samsung Reminder e Discord, este último sendo muito utilizado por gamers”, recomenda o professor de Tecnologia e Segurança da Informação. 

E os colegas?

Uma das maiores dificuldades para quem está acostumado a trabalhar fora é a falta de contato com os colegas. Para minimizar esse impacto, vale usar ferramentas digitais e fazer as videoconferências. No entanto, a maioria das plataformas não possui sistema de criptografia de última geração. “Por isso, levando em consideração a segurança da informação, é aconselhável que a equipe de profissionais de tecnologia da empresa contrate um serviço de criptografia de última geração ou uma solução de conferência”, reforça Hashimoto. 

Presente e futuro

Uma crise nessa escala pode afetar a sociedade para melhor ou para pior, mas também traz oportunidades. “O uso mais sofisticado e flexível da tecnologia, valorização de prazeres simples da vida, promoção de padrões mais construtivos no ambiente cultural e político, menos individualismo, desenvolvimento exponencial na ciência, medicina e farmácia são algumas delas”, explica a psicóloga Ana. 

Além disso, o silêncio dá a chance do ser humano pensar e apreciar grande parte do que vê, sem perceber adequadamente, e entender o que sente, mas não processa, ou seja, propicia o autoconhecimento. “Conhecer nossas vulnerabilidades e fortalezas ajuda na resiliência o que será um diferencial quando a pandemia passar”, reflete Ana.